Echipele dedicate taxării în sectorul de retail își consumă cea mai mare parte din timp pe activități reactive de conformitate fiscală, în loc să se concentreze pe planificare strategică proactivă. Automatizarea clasică se confruntă cu dificultăți în scenarii ambigue, precum nepotrivirile de "buy online, pick up in-store" (BOPIS), deoarece se bazează pe o logică strict bazată pe reguli clare.
Conform raportului "2025 State of the Corporate Tax Department Report" de la Thomson Reuters Institute, profesioniștii fiscali petrec în prezent peste jumătate din programul lor de lucru pe activități tactice și reactive de conformitate. Ideal, aceștia ar prefera să aloce aproximativ 70% din timp activităților proactice și strategice. Problemele legate de sourcing-ul eronat în tranzacțiile BOPIS sunt menționate frecvent de echipele de taxare din retail, generând un flux continuu de sarcini de corectare.
Deși majoritatea echipelor de taxare din retail au investit deja în diverse instrumente, precum motoare de calcul al cotelor de impozitare, software pentru certificate de scutire și platforme de depunere electronică, 69% dintre departamentele fiscale corporative continuă să opereze într-un stadiu haotic sau reactiv. Problema nu rezidă în lipsa instrumentelor, ci în natura complexă a conformității fiscale în retail. Automatizarea funcționează pe baza unor reguli explicite, iar multe dintre sarcinile de conformitate nu oferă răspunsuri simple, bazate pe reguli clare.
De exemplu, o tranzacție BOPIS, deși reprezintă un singur eveniment impozabil, are originea vânzării într-un sistem, iar înregistrarea livrării în altul. Corectitudinea sursei depinde de consistența celor două fluxuri de date din momentul tranzacției. Când apar discrepanțe, acestea rămân nerezolvate până la etapa de pregătire a declarației fiscale. Complexitatea este amplificată de numărul mare de jurisdicții de impozitare (peste 11.000 în SUA, extinzându-se la peste 19.000 odată cu sub-jurisdicțiile comitatelor și orașelor) și de modificările legislative frecvente privind impozitarea produselor. Perioade precum Black Friday și Cyber Monday pot genera un volum de excepții pe care o echipă tipică îl rezolvă într-o lună. Automatizarea a fost concepută pentru a gestiona volumul, nu ambiguitatea, lăsând profesioniștii fiscali să se confrunte cu aceasta din urmă.
Schimbarea reală nu constă în adăugarea de noi soluții de automatizare pe un model existent, ci în aplicarea inteligenței artificiale (AI) acolo unde regulile nu mai sunt suficiente. De exemplu, un pachet promoțional, impozabil într-un stat și scutit în altul, ar putea fi evaluat în mod automat conform ghidurilor aplicabile statului respectiv, rezolvat și înregistrat cu raționamentul din spatele deciziei. Același principiu se aplică și în cazul nepotrivirilor BOPIS: în loc să fie semnalate pentru a fi analizate manual, datele de vânzare și livrare sunt reconciliate la momentul tranzacției, cu logica de sursă corectă deja aplicată. Acest lucru transformă ceea ce ajunge pe biroul profesionistului fiscal: nu un volum de excepții, ci o declarație completată, cu referințe la reguli și calcule detaliate, gata pentru revizuire și aprobare. Supravegherea umană rămâne esențială, dar timpul alocat pregătirii se reduce drastic.
Modelul "touchless compliance" (conformitate fără intervenție manuală) funcționează prin repoziționarea efortului manual. Fiecare ciclu fiscal în retail implică etape precum extragerea datelor din diverse canale, reconcilierea lor între sisteme, validarea conform regulilor jurisdicționale, rezolvarea excepțiilor, maparea la formatul declarației și depunerea. În modelul actual, o persoană intervine în aproape fiecare etapă. Cu "touchless compliance", aceste etape sunt automatizate, de la ingestia datelor din toate canalele simultan, la validarea în timp real și rezolvarea excepțiilor pe măsură ce apar. Rezultatul este o declarație gata de revizuire, nu un munte de excepții. Această reprofilare a muncii este singurul model capabil să țină pasul cu volumul generat de retail, transformând perioadele de vârf din crize gestionabile în simple încărcări de date absorbite de sistem.
Odată ce execuția nu mai consumă săptămâna de lucru, timpul eliberat poate fi alocat unor activități mai semnificative, precum analiza expunerii fiscale la intrarea pe noi piețe sau implicarea în discuții strategice de stabilire a prețurilor. Multe departamente fiscale corporative se simt sub-resursate, iar echipele de retail resimt acest stres în mod deosebit, dat fiind volumul tranzacțiilor, mixul variabil de canale de vânzare și schimbările legislative frecvente. Angajarea de personal suplimentar nu rezolvă problema, ci doar distribuie aceeași muncă reactivă pe un număr mai mare de angajați. Obținerea unui echilibru de 70% timp proactiv și 30% timp reactiv este posibilă prin adoptarea unui nou model: "touchless compliance", unde AI-ul gestionează rezolvarea excepțiilor și pregătirea declarațiilor, iar profesioniștii fiscali revizuiesc și aprobă rezultatele finale, în loc să construiască declarațiile manual.