Firmele de contabilitate au investit masiv în organizarea datelor, dar ce se întâmplă cu contextul? Dispuneți de software fiscal, portaluri pentru documente, sisteme de flux de lucru și instrumente de management al practicii. În teorie, informațiile necesare echipei ar trebui să fie mai ușor de găsit ca niciodată. În realitate, firma poate deține documentele, dar nu și perspectiva de care are cu adevărat nevoie.
Unele dintre cele mai importante cunoștințe despre client încă trăiesc în afara sistemului – în e-mailuri, notițe de întâlnire, rezumate ale apelurilor, conversații pe hol, amintirea partenerilor și mici observații care nu ajung niciodată în fișier.
**Software-ul fiscal captează răspunsuri, nu întotdeauna semnificație**
Software-ul fiscal este foarte bun la colectarea numerelor și plasarea lor acolo unde aparțin. Poate organiza venituri, deduceri, amortizare, credite, formulare și anexe. Poate ajuta la producerea unei declarații fiscală tehnic complete, dar software-ul fiscal, în general, nu explică de ce ceva este important pentru client. O declarație fiscală poate arăta profituri în creștere și venituri impozabile crescute, dar nu dezvăluie neapărat că proprietarul speră să vândă afacerea în următorii trei ani. Acest singur element de context ar putea schimba complet conversația de consultanță.
**Lacuna de context este locul unde consultanța se pierde**
O mulțime de oportunități de consultanță sunt ratate nu pentru că echipa duce lipsă de talent. Ci pentru că le lipsește contextul. Un membru al echipei poate finaliza munca în mod corect, pe baza celor aflate în fișier. Declarația fiscală poate fi corectă. Situația financiară poate fi corelată. Fluxul de lucru poate avansa. Dar dacă nimeni nu cunoaște povestea mai largă, firma ar putea rata șansa de a pune întrebarea mai bună. De exemplu, un client solicită ajutor pentru înființarea unui sistem de salarizare într-un stat nou. Sarcina imediată este administrativă, dar dacă echipa știe că firma plănuiește să angajeze 20 de persoane în acel stat în anul următor, întrebarea mai bună devine dacă obligațiile fiscale ale statului și planificarea creșterii ar trebui să facă parte dintr-o discuție de consultanță mai amplă. Consultanța începe adesea acolo unde se termină datele de conformitate.
**Creierul partenerului nu este un sistem de management al cunoștințelor fiscale**
În multe firme, partenerul continuă să funcționeze ca un sistem neoficial de management al cunoștințelor fiscale. Partenerul își amintește istoricul clientului, dinamica familială și ce conversații au avut deja loc. Acele cunoștințe sunt valoroase. Dar atunci când rămân în capul unei singure persoane, devin greu de scalat. Firma nu poate livra în mod constant consultanță dacă cel mai important context trebuie reconstruit de fiecare dată când o persoană nouă se ocupă de client. Luați în considerare ce se întâmplă atunci când un partener de lungă durată pleacă într-o vacanță extinsă. Un client sună cu întrebări despre o achiziție în curs. Informația există, dar raționamentul din spatele recomandărilor anterioare este îngropat în e-mailuri vechi și note personale. Echipa petrece timp valoros reconstituind conversații în loc să ajute clientul să avanseze. O firmă puternică nu depinde doar de memorie. Ea creează modalități prin care informațiile la nivel de judecată să circule.
**Nu toate informațiile fiscale sunt la fel**
Firmele tratează adesea toate informațiile ca și cum ar aparține aceleiași categorii. Nu este așa. Există trei tipuri de informații despre clienți:
* **Informații la nivel de sistem** * Declarații fiscale * Situații financiare * Documente * Termene limită
* **Informații la nivel de proces** * Stadiul muncii * Membri ai echipei desemnați * Sarcini restante * Etape de revizuire
* **Informații la nivel de judecată** * Proprietarul intenționează să se pensioneze * Preocupări privind succesiunea familială * Obiective de extindere * Preocupări privind fluxul de numerar * Oportunități de achiziție
Două firme pot avea declarații fiscale identice în sistemele lor, dar să ajungă la conversații de consultanță complet diferite, deoarece una dintre ele înțelege ce încearcă să realizeze clientul în continuare. Dacă o firmă stochează și se bazează doar pe informații la nivel de sistem, ea ar putea fi în continuare oarbă la realitatea consultanței clientului.
**E-mailurile nu sunt o strategie pentru o bună gestionare a cunoștințelor**
Contextul important este adesea blocat în e-mailuri, deoarece e-mailul pare ușor. Un client menționează o achiziție majoră, apoi un partener răspunde și cineva redirecționează mesajul. Problema este comunicată tehnic, dar nu este cu adevărat integrată în baza de cunoștințe a firmei. Acest lucru creează risc. Fără un context comun, diferiți membri ai echipei pot oferi ghidare tehnic corectă, dar care îndreaptă clientul în direcții diferite. Un consilier se concentrează pe economii fiscale imediate, în timp ce altul ar fi subliniat obiectivele pe termen lung de succesiune. Problema nu este acuratețea tehnică, ci contextul incomplet.
**Consultanța necesită o conștientizare situațională comună**
O muncă de consultanță bună depinde de conștientizarea situațională – cunoașterea a ceea ce s-a întâmplat, a ceea ce se schimbă, de ce se teme clientul și unde ar putea apărea următoarea decizie semnificativă. Acest lucru nu înseamnă că fiecare membru al echipei trebuie să știe totul. Înseamnă că firma are nevoie de o modalitate fiabilă de a filtra informația corectă către persoanele potrivite, la momentul potrivit. Când conștientizarea situațională este comună, personalul pune întrebări mai bune, managerii revizuiesc mai eficient, iar partenerii petrec mai puțin timp reconstituind contextul și mai mult timp aplicând judecata.
**Ce se întâmplă dacă partenerii dvs. ar putea împărtăși expertiza de consultanță cu întreaga echipă?** Cererea de consultanță este în creștere. Dar pentru majoritatea firmelor, capacitatea de a livra este încă limitată la unul sau doi profesioniști seniori. Vizionați webinarul nostru pentru o viziune mai clară asupra potențialului de consultanță al firmei dvs. Vizionați webinarul ↗
**Concluzia: transformarea contextului într-un proces de consultanță repetabil**
Cele mai valoroase informații din firma dvs. s-ar putea să nu fie în software-ul fiscal. Ar putea fi în comentariul clientului care explică o tranzacție, în notițele de întâlnire care dezvăluie preocuparea reală sau în memoria partenerului despre o conversație de acum șase luni. Firmele care doresc ca serviciile de consultanță să se scaleze trebuie să trateze contextul ca pe un activ, capturându-l, organizându-l și punându-l la dispoziția persoanelor responsabile cu deservirea clientului. Consultanța nu începe cu mai multe date. Ea începe cu o mai bună înțelegere.
Aceasta este exact lacuna pe care a fost creată Thomson Reuters Ready to Advise pentru a o acoperi. În loc să lase insight-urile la nivel de judecată blocate în memoria unui partener sau într-un fir de e-mail împrăștiat, soluția sintetizează datele clientului, apoi oferă ghidare simplă, pas cu pas, și resurse de autoritate care susțin cunoștințele – conectând punctele astfel încât personalul de la orice nivel să poată acționa pe baza lor. Cu alte cuvinte: ajută la transformarea contextului care obișnuia să trăiască în capul unei singure persoane într-un proces de consultanță comun, repetabil, în întreaga echipă.
Citiți cum o firmă CPA mică a standardizat fluxurile de lucru de cercetare și consultanță în practică. Firma CPA din Jacksonville, cu 12 persoane, a adoptat CoCounsel Tax și Ready to Advise, standardizând fluxurile de lucru de cercetare și consultanță, ajutând personalul să contribuie mai devreme fără a se baza exclusiv pe experiența partenerilor. Așa cum a explicat Linda Forde, Managing Partner, "Ready to Advise îmi permite să-mi ajut personalul să înțeleagă mai bine opțiunile disponibile fără a avea nevoie de cei 35 de ani de experiență ai mei."
**Receptare practică pentru proprietarii firmelor despre managementul cunoștințelor fiscale**
Dacă consultanța depinde de context, atunci contextul trebuie gestionat ca un activ. Firmele au nevoie de obiceiuri și sisteme care capturează informații la nivel de judecată înainte ca acestea să dispară în inbox-uri, memorie sau note deconectate. Curios cum arată acest lucru în acțiune? Vizionați webinarul nostru, Advisory for Everyone, pentru a vedea cum firmele capturează contextul și scalează consultanța dincolo de biroul partenerului.
**Transformați-vă firma din reactivă în proactivă cu Ready to Advise**
Ready to Advise clasifică oportunitățile după relevanță și impact potențial, eliminând ore de analiză manuală. Solicitați o demonstrație ↗