Te-ai întrebat vreodată dacă poți avea încredere în promisiunile platformelor care pretind că gestionează întregul flux de lucru fiscal, de la început până la sfârșit? Înainte de a te lăsa pe mâna lor, mai ales în perioadele aglomerate, este esențial să pui întrebările potrivite.
"Gestionăm totul" - o afirmație ce necesită verificare: Întreabă unde începe și unde se termină fluxul de lucru gestionat de o platformă fiscală și acordă o atenție sporită numărului de transferuri de sarcini, nu doar numărului de autentificări. De asemenea, este crucial să afli cine a verificat fiecare cifră, de la economiile de timp la ratele de adopție, și dacă răspunsurile oferite de inteligența artificială pot fi justificate printr-o sursă credibilă. Adoptarea unei noi platforme fiscale nu ar trebui să te forțeze să schimbi software-ul fiscal existent; prin urmare, întreabă dacă poți începe cu o singură componentă.
Înainte de fiecare sezon fiscal intens, ne confruntăm cu apariția unor noi platforme care promit să gestioneze întregul flux de lucru fiscal, de la început la sfârșit, cu o singură autentificare pentru clienți. Promisiunea este una generală, iar în ultima vreme, furnizorii adaugă și inteligență artificială. Frustrarea din spatele acestor oferte este reală. Firmele sunt obosite de a uni diverse unelte (fenomenul "SaaS sprawl") și de a introduce aceleași informații în sisteme multiple, deoarece uneltele care ar trebui să comunice între ele nu o fac. Cu toate acestea, "Facem totul" este cea mai ușoară afirmație de făcut în domeniul software-ului fiscal și cea mai greu de livrat. Acoperirea eficientă a unei singure etape a fluxului de lucru necesită ani de muncă meticuloasă. Acoperirea tuturor etapelor necesită mai mult timp decât au existat majoritatea companiilor care fac această afirmație. Inteligența artificială este domeniul în care promisiunile au devenit cele mai zgomotoase și greu de verificat. Implementarea unui model în spatele unui flux de lucru nu mai este dificilă. Construirea unui model pe care o firmă îl poate susține este o provocare complet diferită. Oricine poate crea un instrument AI într-un weekend. Mult mai puțini pot demonstra de unde provin răspunsurile generate. Unele instrumente îți cer, de asemenea, să schimbi mai multe aspecte simultan: stratul de flux de lucru, locația software-ului (adică cloud, desktop) sau ambele. Acestea sunt decizii separate, cu riscuri separate, însă furnizorii le vând adesea ca pe o singură unitate. O ofertă combinată nu este neapărat un lucru rău. Dar face ca afirmația "Gestionăm totul" să fie una care necesită testare. Aceste șapte întrebări te pot ajuta în acest proces și sunt aplicabile oricărui furnizor pe care îl evaluezi, inclusiv Thomson Reuters.
7 întrebări de pus oricui, inclusiv nouă:
1. Soluția acoperă întregul proces sau doar o parte, lăsând goluri la ambele capete? Gândește-te la tot ce implică o singură declarație fiscală: colectarea datelor și a documentelor de la client; organizarea, listele de solicitări și gestionarea documentelor; extragerea și pregătirea datelor; revizuirea și pregătirea lucrărilor de control; livrarea securizată și semnăturile electronice; distribuirea K-1, chitanțe de plată și autorizații de e-file; transmiterea e-file și urmărirea acceptării de către IRS; urmărirea stadiului, astfel încât să știi întotdeauna unde se află fiecare declarație.
Începe prin a întreba unde începe și unde se termină o platformă de flux de lucru fiscal; unele se opresc acolo unde te aștepți mai puțin. Acest flux de lucru are două audiențe. O parte este cea pe care o experimentează clienții tăi: colectarea documentelor, revizuirea declarației, semnarea și plata. Cealaltă parte este unde lucrează personalul tău în sezonul aglomerat: extragerea datelor, lucrările de control și revizuirea. O platformă poate fi puternică pentru clienți și slabă pentru pregătitori, sau invers. Această divizare este exact modul în care SafeSend și SurePrep își împart sarcinile. SafeSend deține experiența clientului la ambele capete; SurePrep deține experiența firmei în mijloc. Întreabă orice furnizor care parte o face cel mai bine. Apoi, analizează modul în care componentele se conectează. De fiecare dată când o persoană mută manual datele, deoarece două etape nu comunică, acest lucru generează costuri. Doar 41% dintre firme descriu pachetul lor tehnologic ca fiind complet integrat, iar contabilii pierd aproximativ cinci ore pe săptămână mutând și reintroducând date între instrumente. O platformă unică, integrată de flux de lucru fiscal, poate totuși să te facă să muți date între propriile sale etape, aspect pe care promisiunea "o singură autentificare" tinde să îl omită. Două produse care transferă automat date unul către celălalt vor depăși o astfel de platformă. Numără transferurile de sarcini, nu autentificările.
2. Grila de funcționalități rezistă în fața unei declarații fiscale reale? Un grafic comparativ îți spune că un instrument are semnături electronice. Nu îți spune ce se întâmplă atunci când soțul nu găsește linkul de semnare, autentificarea bazată pe cunoștințe eșuează la a treia încercare sau un Formular 8879 trebuie să fie rutat către doi semnatari din două state. Acest decalaj, între a avea o funcționalitate și a gestiona cele mai dificile cazuri, este locul unde platformele diferă cel mai mult. Profunzimea se manifestă atunci când declarația nu este simplă: depunerea în mai multe state; parteneriatul cu 30 de K-1; clientul care încarcă 40 de documente în ordinea greșită și numește fiecare "taxstuff.pdf"; ziua de revizuire când sosesc 400 de declarații simultan.
Orice instrument poate demonstra calea ușoară. Ceea ce cumperi, însă, este tot ceea ce se întâmplă în afara acestei căi. Ia orice comparație de funcționalități pe care o primești, alege trei rânduri și întreabă cum arată excepția. Acest exercițiu separă platformele mai repede decât un nou demo.
3. Câte sezoane fiscale a traversat? Software-ul devine bun la fiscalitate la fel cum devin pregătitorii: prin trăirea multor sezoane fiscale. Cazurile limită nu apar într-un plan de produs. Ele apar la ora 2 dimineața, în ziua termenului limită, când un tip de document încalcă o regulă despre care nimeni nu s-a gândit să o scrie. Fiecare instrument matur poartă o istorie lungă și dureroasă de descoperire și remediere a acestor erori, câte un sezon real pe rând. Această istorie este rareori comercializabilă, dar reprezintă o mare parte din ceea ce cumperi. O platformă de flux de lucru fiscal apărută acum un sezon sau două nu a avut suficientă practică. Nu a procesat milioane de declarații în volum maxim, ceea ce înseamnă că nu a descoperit încă unde cedează. Nu este o critică la adresa ambiției. Dar un instrument nou nu are un istoric, iar declarațiile clienților tăi nu ar trebui să fie terenul pe care acesta și-l construiește.
4. Cât economisește per declarație? Prețurile per utilizator și per lună sunt ușor de comparat pe o foaie de calcul și spun aproape nimic, deoarece ignoră ceea ce oferă instrumentul în schimb. În schimb, întreabă care este numărul important: Cât costă o declarație finalizată firma ta în software și timp al personalului, înainte și după automatizare? Apoi, cere-le să-ți arate calculele (și cine le-a verificat). La Thomson Reuters, publicăm ale noastre. Firmele care utilizează SafeSend economisesc aproximativ 15 minute la fiecare declarație și aproximativ 12.000 de dolari pentru fiecare 1.000 de declarații finalizate. Asamblarea și livrarea durează trei până la patru minute, în loc de peste 20 de minute cât durează un proces manual. Indiferent de cât percepe o platformă per utilizator, ceea ce ajunge la marjele tale este costul per declarație. Rulează-ți propriile calcule cu calculatoarele ROI pentru SafeSend și SurePrep. Apoi, cere oricărui furnizor care îți vinde o platformă integrată de flux de lucru fiscal instrumentul echivalent. Dacă nu îți pot oferi un calculator, îți cer să ai încredere în cifră, în loc să o verifici.
5. Poți justifica acțiunile inteligenței artificiale? Fiecare platformă din această categorie dispune acum de AI, deci simpla prezență a AI nu îți spune nimic. Fiscalitatea impune un standard mai ridicat pentru AI, iar motivul este structural: tu semnezi declarația. Când o poziție fiscală este contestată opt luni mai târziu, software-ul nu este prezent. Tu ești, iar "instrumentul a făcut-o" nu va fi o justificare validă. Un răspuns pe care nu îl poți atribui unei surse nu este un răspuns pe care îl poți folosi. Începe prin a întreba ce stă la baza AI: Pe ce surse a fost construit modelul? Citează ceea ce a folosit? Lasă o înregistrare? O afirmație sigură și una bazată pe autoritate fiscală pe care o poți indica sunt lucruri diferite: prima este un demo; a doua este ceva pe care îți poți pune semnătura. Acesta este standardul din spatele AI din SafeSend și SurePrep. Este construit pe 175 de ani de cunoștințe Thomson Reuters. Când Fiduciary-Grade AI™ recunoaște un document, extrage date sau semnalează o discrepanță, există un corp curatoriat de autoritate fiscală în spatele deciziei și o înregistrare pe care un revizor o poate verifica.
6. Clienții tăi finalizează procesul? Numerele de adopție sunt ușor de făcut să pară impresionante și greu de interpretat corect. O cifră puternică din primul an îți spune că un instrument a avut un prim an bun cu clienții care l-au încercat. Acest lucru are o anumită valoare, dar nu este același lucru cu a ști că funcționează. Întreabă cine a verificat numărul, deoarece multe statistici de adopție din această categorie provin de la furnizorul însuși. Ceea ce contează este dacă finalizarea se menține pentru toți clienții pe care îi servești. Aceasta include clientul care forwardează totul unui soț, cel care face asta pe telefon la miezul nopții și cel care renunță la trei pași și sună la biroul tău. Testul real al unei platforme de flux de lucru fiscal este clientul tău cel mai puțin confortabil cu tehnologia. Dacă un furnizor nu poate discuta despre acest aspect, numărul pe care îl citează este mai subțire decât pare. Cere intervalul acoperit: câte sezoane, câte firme, câte declarații. Când un client nu poate finaliza, munca nu dispare. Devine un apel telefonic, apoi un email de urmărire, apoi cineva din echipa ta ghidând un client prin proces în a doua săptămână a lunii aprilie. Dacă clienții tăi nu o finalizează, o faci tu.
7. Se integrează cu motorul pe care îl rulezi deja? Multe platforme din această categorie stau alături de software-ul tău fiscal, în loc să se integreze în el. Ele colectează documente, le organizează și returnează rezultatele, iar motorul fiscal rămâne o lume separată în care exporti și din care imporți. Această abordare este rezonabilă, dar conexiunea este la fel de puternică precum integrarea din spate, iar integrările variază. Trei aspecte merită întrebate: Aceasta se conectează la motorul în care pregătim și depunem declarațiile, sau se oprește la margine? Adoptarea sa schimbă ceva despre unde locuiește software-ul nostru? Putem începe cu o singură componentă, în loc să ne angajăm la toate deodată? Aceasta din urmă este cea mai importantă. O platformă de flux de lucru fiscal care rezolvă fragmentarea prin solicitarea reconstruirii tuturor în jurul ei nu a rezolvat problema; doar a mutat costul. Există un al doilea risc. Când o singură platformă nouă acoperă de la colectarea inițială până la plată, ea deține și singurul punct de eșec. O singură întrerupere, sau o coadă de suport care devine inactivă în cel mai prost moment al anului, și întregul flux de lucru se oprește. Nu ai pierdut doar un instrument în acel moment. Ai pierdut *instrumentul*.
Răspunsul ecosistemului: Colectează, pregătește, revizuiește, livrează, depune. Aici intervine abordarea Thomson Reuters, ceva ce un strat de flux de lucru independent nu poate egala. SafeSend și SurePrep nu stau alături de software-ul tău fiscal. Ele se conectează cu acesta, ca parte a unei suite construite în jurul motorului pe care deja îl pregătești și îl depui. Pentru firmele care utilizează UltraTax CS, aceasta este suita de automatizare fiscală. Cinci etape, cinci sarcini, un singur flux de lucru:
* Colectare în SafeSend: Documentele sursă intră prin colectare asistată de AI, organizatori și liste de solicitări, cu vizibilitate în timp real asupra celor sosite și a celor lipsă. * Pregătire în SurePrep: Documentele sunt transferate în 1040SCAN pentru crearea automată a dosarelor (binder), fără transfer manual. Extragerea datelor se face din interiorul UltraTax CS, iar datele verificate sunt importate direct în declarație. * Revizuire în UltraTax CS: Comparațiile pe doi ani detectează discrepanțele instantaneu. Detecția erorilor rulează pe măsură ce lucrezi, iar funcționalitatea pentru mai multe state se află în același loc ca și restul. * Livrare în SafeSend: Asamblare, livrare securizată, semnături electronice, distribuire K-1 și plăți. * Depunere cu UltraTax CS: Odată ce semnăturile electronice sunt finalizate, e-file este trimis automat sau la eliberare manuală, cu urmărirea fiecărui eveniment de stare.
Aceasta este diferența dintre produsele care se integrează și produsele construite pentru a funcționa ca unul. Nu este un pachet "totul sau nimic". SafeSend și SurePrep sunt vândute separat și funcționează independent, astfel încât o firmă poate alege unul, le poate alege pe ambele sau poate începe cu unul și îl poate adăuga pe celălalt mai târziu. Orice combinație funcționează cu motorul pe care îl rulezi deja. Sunt mai bune împreună, dar nu obligatorii împreună. Ecosistemul se extinde și dincolo de UltraTax CS. SurePrep exportă către CCH Axcess™, GoSystem Tax RS, Intuit Lacerte® și UltraTax CS, și acoperă angajamentele 1040, 1041, 1065, 1120 și 1120S. SafeSend funcționează, de asemenea, pe principalele platforme și se integrează direct cu UltraTax CS (din meniul de printare) și GoSystem Tax RS. În spate se află o expertiză profundă Thomson Reuters în cercetare, conformitate și fluxuri de lucru, construită de oameni care au văzut schimbările legilor fiscale de generații. Acesta este un tip de activ diferit de un plan de produs rapid.
Cum arată în practică:
SurePrep deservește mijlocul angajamentului, unde lucrează echipa ta. 1040SCAN recunoaște de patru până la șapte ori mai multe documente fiscale decât alte soluții concurente și elimină necesitatea de a verifica datele de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru 65% din documentele standard, combinând tehnologia patentată de potrivire a stratului de text cu AI. Cifra de verificare este cea importantă. Verificarea este o etapă în proces, nu ceva adăugat ulterior. Lucrarea ajunge într-un dosar indexat în ordinea declarațiilor, astfel încât un revizor poate pune figura extrasă alături de documentul sursă și o poate verifica. Un răspuns pe care îl poți revizui este un produs diferit de un răspuns pe care pur și simplu îl primești. Apoi sunt "cusăturile" dintre etape. Documentele colectate în SafeSend trec la extragere fără un transfer manual. Lucrările de control finalizate trec la livrare fără reintroducerea datelor. Această a doua "cusătură" este locul unde multe soluții eșuează. Lucrările de control sunt gata, declarația este pregătită, iar cineva ajunge să reintroducă datele pentru a o trimite. Pe partea clientului, semnarea nu necesită cont sau parolă. Acesta nu mai este un diferențiator; este nivelul de bază.
Deci, poți avea încredere? Aceasta este o întrebare corectă. Iată șapte răspunsuri pe care le poți verifica. Soluțiile noastre acoperă întregul angajament? Da, de la colectare până la depunere, cu transferuri de sarcini automatizate și fiecare jumătate construită pentru persoanele care o utilizează. Grila de funcționalități rezistă unei declarații reale? Testați-ne cu declarația pentru mai multe state, parteneriatul cu 30 de K-1 și Formularul 8879 cu doi semnatari din două state. Câte sezoane fiscale? Lansat în 1996, UltraTax CS este un element de bază al sezonului fiscal de peste 30 de ani. Fondat în 2002, soluțiile de pregătire fiscală 1040 de la SurePrep au susținut firmele de peste 20 de ani. Fondat în 2008, soluțiile de pregătire fiscală de la SafeSend au susținut firmele de peste 15 ani. Cât economisește per declarație? Firmele care utilizează SafeSend economisesc aproximativ 15 minute și aproximativ 12.000 de dolari pentru fiecare 1.000 de declarații. Poți justifica acțiunile inteligenței artificiale? Verificarea este încorporată în extragere, iar rezultatul ajunge într-un dosar indexat unde un revizor poate verifica cifra în raport cu documentul sursă. Clienții finalizează procesul? Dintre peste 13 milioane de declarații, 94% dintre semnăturile electronice sunt completate în termen de 15 zile cu SafeSend. Se integrează cu motorul pe care îl rulezi deja? UltraTax CS, GoSystem Tax RS, CCH Axcess™, ProSystem fx® Tax și Intuit Lacerte®? Da. Acesta este întregul design. Nimic din toate acestea nu te obligă să ne iei cuvântul. Aceste întrebări au răspunsuri, iar un furnizor care nu le poate oferi îți spune ceva. Modernizarea fluxului tău de lucru nu ar trebui să necesite reconstruirea firmei tale în jurul unui furnizor. Clienții tăi au încredere în tine pentru că ai câștigat-o de-a lungul anilor, nu pentru o primă impresie bună la o întâlnire. Acesta este un standard corect pe care să îl aplici unui furnizor. Pune-ne toate cele șapte întrebări. Îți vom arăta munca noastră. Gata să vezi cum suita de automatizare fiscală le răspunde? Programează un demo gratuit, fără obligații. Fluxul tău de lucru nu ar trebui să lucreze împotriva ta. Thomson Reuters oferă soluția completă: o suită dedicată, integrată, care transformă fiecare pas al fluxului de lucru fiscal (de la colectarea documentelor până la livrarea finală) cu automatizare perfectă, de la un capăt la altul.